Cách viết email từ chối naitei
Sau rất nhiều nỗ lực, cuối cùng bạn cũng nhận được naitei. Nhưng lúc này bạn lại cảm thấy công viêc đó ko phù hợp, hoặc đã nhận được naitei từ 1 công ty khác bạn thích hơn.. Vậy làm thế nào để từ chối naitei từ nhà tuyển dụng 1 cách đúng mực nhất? Cùng tham khảo các bài viết dưới đây nhé.Cách viết email từ chối naitei
Xem thêm: Lý do ứng tuyển trong CV tiếng Nhật
1.Giấy thông báo naitei 内定通知書 và Giấy công nhận vào công ty 入社承諾書
Khi bạn nhận được Giấy thông báo naitei 内定通知書, bạn sẽ nhận được cả Giấy công nhận naitei (vào công ty) 内定承諾書(入社承諾書), nếu bạn quyết định vào công ty thì chỉ cần kí tên vào giấy 入社承諾書 rồi gửi lại cho họ là được.Cách viết email từ chối naitei
Có công ty sẽ ghi là hãy trả lời trong vòng 1 tuần, có công ty sẽ cho thời gian nhất định, cái này thì tùy vào mỗi công ty và không có quy định chung nên các bạn hãy để ý kĩ thời hạn phải trả lời nhé.
Nhưng nếu sau khi suy nghĩ, bạn cảm thấy công việc này ko phù hợp và muốn từ chối naitei này từ nhà tuyển dụng, thì hãy tham khảo các mẫu email dưới đây và trả lời họ sớm nhất có thể nhé.
2.Mẫu email từ chối naitei
件名: 定辞退のご連絡
Tiêu đề: Thông báo về việc từ chối naitei
(↑ Đọc tiêu đề là hiểu ngay nội dung email)◯◯株式会社 人事部◯◯課
採用担当 ◯◯さま
(↑ Phải ghi rõ là gửi đến ai, tên công ty, tên bộ phận tuyển dụng, người phụ trách tuyển dụng, tùy công ty họ sẽ có cách viết khác nhau, bạn hãy tham khảo email của họ gửi đến bạn nhé)◯◯大学△△学部の◯◯です。
(↑ giới thiệu tên trường, ngành học và tên bạn)この度は、採用内定の通知を頂き、誠にありがとうございました。
Cám ơn quý công ty đã thông báo tuyển dụng.
(↑Point↑ Đầu tiên là phải cám ơn vì đã nhận mình)このような光栄をいただきながら、誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。(1)
Tuy được nhận vinh hạnh này nhưng tôi rất lấy làm tiếc, tôi viết email này để thông báo từ chối naitei của quý công ty.
(↑Point↑ 「Tôi rất lấy làm tiếc 誠に恐縮なのですが」 đặt ở đầu câu, rồi kết thúc bằng 「muốn từ chối naitei 内定を辞退したい」)就職活動に際し、自身の適性をあらためて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。 (2)
Trong khoảng thời gian đi tìm việc, tôi đã xem xét lại năng lực của mình, và cảm thấy phù hợp với công ty khác hơn. Tuy rất áy náy nhưng tôi xin phép được từ chối naitei của quý công ty.
(↑Point↑ Trình bày lý do từ chối naitei một cách ngắn gọn)貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳なく、衷心よりお詫び申し上げる次第です。(3)
Tuy quý công ty đã dành thời gian quý báu ra cho tôi, tôi thật tâm xin lỗi vì câu trả lời như thế này.
(↑Point↑ Cẩn thận viết lời xin lỗi vì từ chối naitei)本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。(3)
Đáng lẽ phải gặp mặt trực tiếp nhưng tôi lại từ chối qua email, mong quý công hãy vui lòng thông cảm cho tôi.
(↑Point↑ Tốt nhất là nên xin lỗi vì đã từ chối qua email)就職活動を通して、○○様はじめ貴社の採用ご担当の方々に大変お世話になりましたことを心より感謝しております。(4)
Thông qua những lần phỏng vấn, tôi đã được ○○ (tên người trực tiếp liên lạc với bạn) và các người phụ trách khác giúp đỡ, tôi xin cám ơn.
(↑Point↑ Cám ơn những người đã giúp đỡ, liên lạc với bạn trong những lần phỏng vấn)末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。(5)
Kết thư, tôi xin chúc quý công ty càng ngày càng phát triển.
(↑Point↑ Chúc công ty họ càng ngày càng phát triển là phép lịch sự tối thiểu khi viết mail từ chối)
3.Các điểm chính
(1) Viết kết luận trước
Trong business email thì điều quan trọng nhất là dễ hiểu, hãy viết ngắn gọn điều bạn muốn nói đầu tiên.
(2) Viết ngắn gọn lý do từ chối naitei
Bạn không cần phải viết lý do quá chi tiết và dài dòng, viết đơn giản là được.
Ví dụ khác:
・自身の適性をあらためて鑑みた結果 Sau khi xem xét lại khả năng của mình
・自身の希望職種をあらためて鑑みた結果 Sau khi xem xét lại nguyện vọng công việc của mình
・自分のやりたいことををあらためて鑑みた結果 Sau khi xem xét lại việc mình muốn làm
(3) Xin lỗi cẩn thận vì đã từ chối naitei
Đầu tiên là xin lỗi vì từ chối naitei, vì thời gian phỏng vấn, thời gian làm giấy tờ, rồi gửi 内定通知書 mà lại từ chối
Tiếp đến là xin lồi vì từ chối qua email thay vì trực tiếp.
(4) Cám ơn những người đã liên lạc, tiếp xúc và giúp đỡ bạn trong quá trình phỏng vấn
Đây là một trong những điểm cộng làm hình ảnh của bạn tốt hơn trong mắt công ty, dù không vào nhưng họ biết là bạn có để ý. Các bạn nhớ cẩn thận để ý đến danh thiếp 名刺 mà họ đưa nhé.
(5) Kết thư
Kết thư bằng cách chúc họ càng ngày càng phát triển là một trong những phép lịch sự tối thiểu khi viết business email.
Thật ra thì các công ty họ đều biết là sinh viên một lần đi phỏng vấn ở rất nhiều nơi, nên họ cũng biết là sẽ có người từ chối. Vì vậy không cần phải đến tận công ty, chỉ cần bạn thể hiện được việc là “từ chối naitei” và “lời xin lỗi” thông qua email là được.
Tuy nhiên, trong trường hợp bạn đã kí vào Giấy công nhận naitei (vào công ty) 内定承諾書(入社承諾書) và gửi đi, rồi sau đó lại từ chối thì không nên, như thế sẽ gây ảnh hưởng đến cho cả hai, ví dụ như họ chỉ tuyển 30 người, bạn đồng ý vào rồi nên họ từ chối những người khác, sau đó bạn lại từ chối thì hoàn toàn không tốt chút nào. Lỡ mà có trường hợp như vậy xảy ra thì bạn nên gọi điện trực tiếp đến cho họ để thông báo và xin lỗi, sau đó gửi thêm email một lần nữa để thể hiện “lời xin lỗi” của mình.
Giả sử bạn nhận được 内定通知書 của một nơi rồi và họ bảo hãy trả lời trong một tuần, nhưng bạn đang chờ kết quả của công ty khác nhưng hai tuần nữa mới có, lúc đó bạn hãy liên lạc và nói chuyện với người phụ trách của công ty, giải thích tình hình cho họ. Đừng im lặng rồi lẳng lặng đi luôn là được. ^^~
Chúc các bạn tìm việc thành công!
Xem thêm: Lý do ứng tuyển trong CV tiếng Nhật
Theo MPKEN