Thủ tục đăng ký dành cho người nước ngoài là bắt buộc đối với những người nước ngoài cư trú tại Nhật Bản hơn 91 ngày để chính quyền địa phương có thể kiểm soát (外国人登録).
Trong vòng 2 tuần đầu tiên sau khi sang Nhật, nhà trường có nghĩa vụ hướng dẫn cho du học sinh tiến hành thủ tục tại Ủy ban thành phố/ địa phương sinh sống.
Khi hoàn thành thủ tục, du học sinh sẽ:
+ Nhận được con dấu chứng nhận đã tiến hành thủ tục cho người nước ngoài trong Passport 外国人登録済

+ Nhận thẻ cư trú 在留カード

Mặt trước

Mặt sau

+ Nhận được giấy phép hoạt động ngoài tư cách cư trú 資格外活動許可 (trường hợp thời hạn cư trú hơn 3 tháng).

LƯU Ý:
   1/ Du học sinh cần phải luôn mang theo thẻ cư trú bên mình vì cảnh sát có thể kiểm tra bất cứ lúc nào. Nếu bị mất hay đang trong quá trình thụ lý hồ sơ xin gia hạn thời gian cư trú, thay đổi tư cách cư trú… thì phải mang theo passport.
2/ Khi mất thẻ cư trú vì lý do nào đó, du học sinh cần nhanh chóng đến trình báo với cảnh sát gần nhất để nhận được giấy xác nhận đánh rơi hay mất cắp…(紛失届出証明書，盗難届出証明書…)
Trong vòng 14 ngày từ ngày mất cấp, du học sinh đến Cục quản lý xuất nhập cảnh để xin cấp lại thẻ.
Hồ sơ gồm có:
a. Đơn xin cấp lại thẻ cư trú.
b. 1 tấm hình 3×4 cm.
c. Giấy xác nhận từ cảnh sát.
d. Passport.
e. Giấy phép hoạt động ngoài tư cách cư trú.
Trường hợp này du học sinh nên báo với nhà trường để được hỗ trợ cần thiết.
3/ Mặt sau thẻ cư trú có in địa chỉ nơi du học sinh sinh sống. Nếu chuyển nhà thì cần mang thẻ cư trú đến Ủy ban địa phương mới trình báo để cập nhật địa chỉ mới.