Người nước ngoài đang cư trú tại Nhật muốn thay đổi tư cách cư trú cho phù hợp với mục đích sinh sống tại Nhật thì cần phải tiến hành thủ tục thay đổi tư cách cư trú.
Thủ tục này có thể tiến hành khi đối tượng còn đang ở Nhật, không bắt buộc họ phải trở về nước trong thời gian thụ lý hồ sơ. Thủ tục này không bao gồm những đối tượng muốn thay đổi sang tư cách vĩnh trú tại Nhật.

+ Thời điểm nộp hồ sơ: kể từ ngày có đầy đủ căn cứ cho việc thay đổi tư cách cư trú cho đến trước khi hết thời hạn cư trú tại Nhật Bản.
+ Người nộp hồ sơ:   
1. Đối tượng có nguyện vọng trực tiếp nộp hồ sơ.
2. Người đại diện hợp pháp của đối tượng có nguyện vọng.
3. Người trung gian:
(A) Cục Quản lý xuất nhập cảnh địa phương cho phép những người sau có thể nộp hồ sơ thay cho đối tượng có nguyện vọng:
a. Nhân viên của các công ty, cơ quan mà đối tượng đang làm việc.
b. Nhân viên của các cơ quan mà đối tượng đang hoạt động nghiên cứu, học tập.
c. Các đoàn thể tổ chức giám sát các hoạt động trí thức, kĩ năng, công nghệ mà đối tượng đang làm việc.
d. Nhân viên các tổ chức phúc lợi xã hội mà đối tượng đang công tác.
(B) Luật sư hoặc công chứng viên hành chính được đối tượng uỷ thác.
(C) Nếu đối tượng vì lí do nào đó (bệnh…) không thể nộp hồ sơ trực tiếp được hoặc đối tượng dưới 16 tuổi thì những người có quan hệ nhân thân hoặc cùng sống chung một nhà có thể nôp thay được. Trường hợp đối tượng bị bệnh cần xuất trình giấy tờ chứng nhận bệnh.

LƯU Ý: trường hợp nộp thủ tục thông qua người trung gian (cụ thể là trường hợp (B) và (C)), đối tượng có nguyện vọng thay đổi tư cách cư trú phải có mặt tại Nhật Bản vì Cục Quản lý xuất nhập cảnh địa phương có thể yêu cầu được gặp trực tiếp đối tượng.

+ Hồ sơ gồm có:

STT	Hồ sơ	Ghi chú
1	Đơn xin thay đổi tư cách cư trú	在留資格変更許可申請 Tuỳ theo mục đích hoạt động mà có mẫu đơn khác nhau. In trên khổ giấy A4
	Giấy tờ bổ sung:	Tuỳ đối tượng mà phải bổ sung giấy tờ khác nhau.
	Thư bảo lãnh	身元保証書 Nếu đối tượng là: – Con, vợ/chồng của người Nhật – Vợ/chồng của người vĩnh trú tại Nhật – Người nước ngoài có tổ tiên là người Nhật – Vợ/chồng của người nước ngoài có tổ tiên là người Nhật
	Bảng câu hỏi điều tra	質問書 Nếu đối tượng là: – Vợ/chồng của người Nhật – Vợ/chồng của người vĩnh trú tại Nhật – Vợ/chồng của người nước ngoài có tổ tiên là người Nhật
	Giấy chứng bệnh	外国人患者に係る受入れ証明書 Đối tượng mong muốn được tại lưu ở Nhật cho mục đích nhập viện và điều trị bệnh.
2	1 tấm ảnh thẻ kích thước 3×4 cm	Đối tượng chưa đủ 16 tuổi và đối tượng không lưu trú dài hạn ở Nhật Bản thì không cần dán ảnh. ・ Không được đội mũ. ・ Không chỉnh sửa. ・ Hình chụp trong vòng 3 tháng. ・ Ghi tên ở mặt sau trước khi dán vào hồ sơ.
3	Tài liệu liên quan đến hoạt động – làm việc tại Nhật Bản	Tuỳ vào nội dung hoạt động mà có tài liệu liên quan khác nhau. Tham khảo tại đây.
4	Thẻ cư trú	Trường hợp nhờ người trung gian nộp hồ sơ thì cần nộp bản photo thẻ cư trú.
5	Giấy phép hoạt động ngoài tư cách cư trú.
6	Passport hoặc giấy chứng nhận tư cách cư trú	Nếu không xuất trình được thì phải nộp tờ khai rõ lí do
7	Giấy chứng minh tư cách pháp lý do chính phủ, tổ chức, cơ quan…cấp	Trường hợp nhờ người trung gian nộp dùm.

+ Thời gian nhận hồ sơ: từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ ngày lễ) (tuỳ vào hồ sơ mà Cục quản lý xuất nhập cảnh quy định ngày nhận trong tuần khác nhau)
Buổi sáng: từ 9h đến 12h
Buổi chiều: từ 13h đến 16h
+ Lệ phí: 4.000 PY (tại thời điểm tháng 11/2014)
+ Thời gian thụ lý hồ sơ: từ 2 đến 4 tuần.
+ Nhận thẻ cư trú sau khi hoàn tất hồ sơ: nhân viên của các cơ quan, trường học, những người có quan hệ nhân thân với đối tượng… ngoài các đối tượng 1~3 như trong mục Người nộp hồ sơ nêu trên thì không thể nhận thẻ cư trú thay cho đối tượng có nguyện vọng thay đổi tư cách cư trú.