Thủ tục xin vĩnh trú tại Nhật là thủ tục giúp người nước ngoài được sinh sống tại Nhật vô thời hạn mà không mang quốc tịch Nhật Bản.
Những đối tượng muốn được cấp phép vĩnh trú tại Nhật phải đạt được những điều kiện sau:
– Hành vi sống tốt phù hợp xã hội.
– Đủ tài sản và khả năng sống độc lập.
– Có thể đem lại lợi ích cho đất nước Nhật Bản:
a/ Sinh sống hơn 10 năm tại Nhật, trong đó có khoảng 5 năm sinh sống với tư cách lao động hoặc thường trú.
b/ Không có hành vi phạm tội (bị phạt tiền hay tù giam), thực hiện tốt nghĩa vụ đóng thuế và có những cống hiến được nhà nước công nhận.
c/ Được Cục quản lý xuất nhập cảnh cho phép thời hạn cư trú dài nhất trong tư cách cư trú hiện đang có (ví dụ: với tư cách cư trú là lao động thì sẽ được cho phép cư trú trong thời hạn là 3 tháng, 1 năm, 3 năm hoặc 5 năm. Đối tượng phải có tư cách cư trú hiện tại là 5 năm thì mới có đủ điều kiện nộp hồ sơ vĩnh trú. Tham khảo thêm tại đây).
d/ Không mắc những bệnh truyền nhiễm nguy hại đến y tế cộng đồng.

+ Thời điểm nộp hồ sơ: trước ngày hết hạn thời gian cư trú.
+ Người nộp hồ sơ:
1. Đối tượng có nguyện vọng thay đổi tư cách cư trú.
2. Người đại diện hợp pháp của đối tượng có nguyện vọng.
3. Người trung gian:
(A) Cục Quản lý xuất nhập cảnh địa phương cho phép những người sau có thể nộp hồ sơ thay cho đối tượng có nguyện vọng:
(a) Nhân viên của các công ty, cơ quan mà đối tượng đang làm việc.
(b) Nhân viên của các cơ quan mà đối tượng đang hoạt động nghiên cứu, học tập.
(c) Các đoàn thể tổ chức giám sát các hoạt động trí thức, kĩ năng, công nghệ mà đối tượng đang làm việc.
(d) Nhân viên các tổ chức phúc lợi xã hội mà đối tượng đang công tác.
(B) Luật sư hoặc công chứng viên hành chính được đối tượng uỷ thác.
(C) Nếu đối tượng vì lí do nào đó (bệnh…) không thể nộp hồ sơ trực tiếp được hoặc đối tượng dưới 16 tuổi thì những người có quan hệ nhân thân hoặc cùng sống chung một nhà có thể nộp thay được. Trường hợp đối tượng bị bệnh cần xuất trình giấy tờ chứng nhận bệnh.

LƯU Ý: trường hợp nộp thủ tục thông qua người trung gian (cụ thể là trường hợp (B) và (C)), đối tượng có nguyện vọng thay đổi tư cách cư trú phải có mặt tại Nhật Bản vì Cục Quản lý xuất nhập cảnh địa phương có thể yêu cầu được gặp trực tiếp đối tượng.

STT	Hồ sơ	Ghi chú
1	Đơn xin cấp vĩnh trú tại Nhật	永住許可申請
	Thư bảo lãnh	身元保証書
2	1 tấm ảnh thẻ kích thước 3×4 cm	Đối tượng chưa đủ 16 tuổi thì không cần dán ảnh. ・ Không được đội mũ. ・ Không chỉnh sửa. ・ Hình chụp trong vòng 3 tháng. ・ Ghi tên ở mặt sau trước khi dán vào hồ sơ.
3	Tài liệu chứng minh	– Phiếu công dân 「住民票」 của gia đình (bao gồm tên của người đăng kí hồ sơ) do chính quyền địa phương cấp. – Chứng minh thu nhập và đóng thuế đầy đủ trong năm gần nhất thời điểm nộp hồ sơ. – Giấy xác nhận công tác tại cơ quan, xí nghiệp.Nếu kinh doanh tự do thì nộp bản sao tờ khai thuế và giấy phép đăng kí kinh doanh. – Bản sao sổ tiết kiệm, bất động sản hoặc giấy tờ chứng minh tài sản tương đương. – Giấy tờ liên quan của người bảo lãnh: phiếu công dân 「住民票」, giấy xác nhận công tác và chứng minh thu nhập – thuế trong năm gần nhất.Ngoài ra, tuỳ vào những đối tượng khác nhau mà có những tài liệu chứng minh khác nhau.
	Tư cách vĩnh trú 1: – Vợ/chồng hoặc con cái của người Nhật – Vợ/chồng của người nước ngoài đã có tư cách vĩnh trú tại Nhật.	+ Vợ/chồng của người Nhật: 1 bảng đăng kí hộ tịch 「戸籍謄本」của người có nguyện vọng. + Con của người Nhật: 1 bảng đăng kí hộ tịch 「戸籍謄本」của người cha/mẹ là người Nhật. + Vợ/chồng của người đã được vĩnh trú tại Nhật: giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ có giá trị chứng minh tương đương.
	Tư cách vĩnh trú 2: Những đối tượng được cư trú tại Nhật Bản với những lí do đặc biệt:+ Con riêng của vợ/chồng người Nhật – người được vĩnh trú tại Nhật.+ Người nước ngoài sau khi li hôn hoặc người vợ/chồng bảo lãnh qua đời có nguyện vọng sinh sống tại Nhật.	– Thư nêu lí do. – Giấy tờ chứng minh cá nhân: + 1 bảng đăng kí hộ tịch 「戸籍謄本」 + 1 giấy khai sinh + 1 giấy chứng nhận kết hôn + 1 giấy chứng nhận con ngoài giá thú. ( Hoặc những giấy tờ có giá trị tương đương) – Giấy tờ chứng minh được những cống hiến cho đất nước Nhật Bản (bảng danh dự, thư tiến cử của đại học, cơ quan, đoàn thể…)
	Tư cách vĩnh trú 3: Người nước ngoài có tư cách cư trú là lao động hoặc đoàn tụ gia đình	– Thư nêu lí do. – Giấy tờ chứng minh cá nhân: (trường hợp người có tư cách cư trú đoàn tụ gia đình) + 1 bảng đăng kí hộ tịch 「戸籍謄本」 + 1 giấy khai sinh + 1 giấy chứng nhận kết hôn + 1 giấy chứng nhận con ngoài giá thú. – Giấy tờ chứng minh được những cống hiến cho đất nước Nhật Bản (bảng danh dự, thư tiến cử của đại học, cơ quan, đoàn thể…)
4	Thẻ cư trú	Trường hợp nhờ người trung gian nộp hồ sơ thì cần nộp bản photo thẻ cư trú.
5	Giấy phép hoạt động ngoài tư cách cư trú
6	Passport hoặc giấy chứng nhận tư cách cư trú	Nếu không xuất trình được thì phải nộp tờ khai rõ lí do
7	Giấy chứng minh tư cách pháp lý do chính phủ, tổ chức, cơ quan…cấp	Trường hợp nhờ người trung gian nộp dùm

+ Thời gian nhận hồ sơ: từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ ngày lễ) (tuỳ vào hồ sơ mà Cục quản lý xuất nhập cảnh quy định ngày nhận trong tuần khác nhau)
Buổi sáng: từ 9h đến 12h
Buổi chiều: từ 13h đến 16h
+ Lệ phí: 8.000JPY (tại thời điểm tháng 11/2014).
Đối với đối tượng là con của người đã có tư cách vĩnh trú thì không phải mất phí.
+ Thời gian thụ lý hồ sơ: 4 tháng.
+ Nhận thẻ cư trú sau khi hoàn tất hồ sơ: nhân viên của các cơ quan, trường học, những người có quan hệ nhân thân với đối tượng… ngoài các đối tượng 1~3 như trong mục Người nộp hồ sơ nêu trên thì không thể nhận thẻ cư trú thay cho đối tượng có nguyện vọng thay đổi tư cách cư trú.

© Immigration Bureau of Japan

Thẻ cư trú của người có tư cách vĩnh trú tại Nhật vẫn có giới hạn thời gian hiệu lực và phải xin cấp mới trước thời hạn đó.

LƯU Ý:
・ Đối tượng là con của người đã có tư cách vĩnh trú sinh tại Nhật Bản thì nộp hồ sơ trong vòng 30 ngày sau sinh.
・ Nếu thời gian hết hạn cư trú nằm trong khoảng thời gian xử lí hồ sơ vĩnh trú thì phải nộp hồ sơ xin gia hạn cư trú trước ngày hết hạn.