Trao và nhận danh thiếp

360 Nhật Bản gửi đến bạn đọc những thông tin hữu ích liên quan đến Cách trao và nhận danh thiếp khi gặp khách hàng hay đối tác làm ăn tại Nhật góp phần hỗ trợ thêm kiến thức cho các bạn trước khi có ý định học tiếng Nhật,Du học Nhật Bản hay du lịch tại Nhật .

1. Chuẩn bị trước khi trao danh thiếp

• Danh thiếp được coi là phương tiện quan trọng trong kinh doanh, đặc biệt trong lần gặp đầu tiên thì danh thiếp là thứ không thể thiếu, cũng là một trong những yếu tố để đối phương đánh giá bạn.
• Ngoài ra, trong kinh doanh, danh thiếp là phương tiện hiệu quả để PR bản thân.
• Do đó, để nâng cao tính hiệu quả của danh thiếp:

◊ Hãy tạo cho mình một danh thiếp thật ấn tượng (về màu sắc, thiết kế,…)

◊ Có thể thêm ảnh hoặc hình vẽ chân dung của mình lên danh thiếp

◊ Ghi chi tiết, rõ ràng công việc, chức vụ, chuyên môn của mình lên danh thiếp

◊ Ghi cụ thể trang chủ của công ty và mail liên lạc

• Hình thức của tấm danh thiếp sẽ quyết định hình ảnh của bạn. Nếu danh thiếp bị bẩn, có nếp nhăn,… ấn tượng ban đầu về bạn sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều.
• Do đó, trước khi trao đổi danh thiếp, cần chú ý:

◊ Kiểm tra xem danh thiếp có bị bẩn, bị cong, nhàu, rách hay có nếp gấp hay không.

⇒ Không được trao danh thiếp bẩn hay bị gấp cho đối phương.

◊ Kiểm tra số lượng danh thiếp có đủ dùng hay không.

⇒ Nên mang danh thiếp nhiều hơn số người dự kiến, phòng trường hợp gặp những người ngoài dự định.

◊ Trước khi trao, bỏ sẵn số danh thiếp cần trao ra ngoài  (đặt trên hoặc kẹp phía dưới phần nắp của ví nhỏ chuyên dùng để đựng danh thiếp) để dễ dàng lấy ra.

⇒ Không trực tiếp rút danh thiếp ra từ túi quần, áo, sổ tay,ví, hoặc case ,..

2. Cách trao danh thiếp

• Trình tự trao danh thiếp

VD: Công ty bạn đến chào hàng công ty A. Khi đó, trình tự trao danh thiếp là :

◊ Khách đến thăm/bàn chuyện làm ăn chủ động trao trước

◊ Trao cho người có địa vị cao hơn trước

◊ Cấp trên trao trước cấp dưới

• Cách đưa danh thiếp

◊ Tư thế đưa danh thiếp: đứng trước mặt đối phương, vừa nhìn vào mắt đối phương, mỉm cười, hai tay đặt cao ngang ngực và trao danh thiếp. Đặt danh thiếp thấp hơn so với danh thiếp của đối phương để thể hiện sự khiêm nhường.

◊ Xưng tên công ty, phòng ban, tên bản thân khi trao danh thiếp. Khi xưng tên, cần phát âm rõ ràng.

◊ Hướng danh thiếp: hướng mặt chính (mặt chính diện) lên trên, chữ trên danh thiếp ngược với bản thân, hướng về phía người đối diện sao cho người nhận có thể đọc được luôn.

◊ Nếu đang ở tư thế ngồi, phải đứng lên để trao danh thiếp cho đối phương. Không trao danh thiếp qua bàn.

◊ Trao danh thiếp bằng hai tay: tay phải cầm, tay trái đỡ danh thiếp.

• Trường hợp cả hai đồng thời đều trao danh thiếp

Trao danh thiếp bằng một tay, tay còn lại dùng để nhận danh thiếp. Khi nhận danh thiếp xong, phải cầm bằng hai tay.

◊ Trước khi trao: cầm bằng hai tay, đưa danh thiếp cao ngang ngực đối phương

◊ Chuyển động của tay: tay thuận cầm danh thiếp của mình → trao danh thiếp cho đối phương → tay còn lại nhận danh thiếp của đối phương

◊ Sau khi trao xong, đồng thời đối phương đã cầm danh thiếp của mình → di chuyển tay còn lại để cầm danh thiếp của đối phương bằng hai tay.

◊ Trong trường hợp cùng lúc trao và nhận danh thiếp của nhiều người, sau khi nhận danh thiếp thì để luồn danh thiếp vừa nhận xuống dưới của ví nhỏ đựng danh thiếp, sau đó lại trao và nhận của người tiếp theo. Việc này sẽ giúp ko bị lẫn danh thiếp của mình và của khách.

• Lưu ý khác:

◊ Trường hợp ví trí xung quanh bàn quá hẹp, buộc phải trao danh thiếp qua mặt bàn ⇒ đứng lên xin lỗi rồi mới trao danh thiếp「テーブル越しに申し訳ありません」

◊ Trường hợp đối phương bắt đầu câu chuyện trước khi kịp trao danh thiếp: hãy chờ đối phương nói xong, xin lỗi vì trao danh thiếp muộn→trao danh thiếp「ご挨拶が遅くなりました」

• Trường hợp hết danh thiếp

◊ Lịch sự xin lỗi đối phương, rồi giới thiệu bản thân bằng miệng,

「申し訳ございません、名刺を切らせておりまして、

  わたくし本田株式〇〇会社の営業部の鈴木と申します」

◊ Gửi danh thiếp cho đối phương càng sớm càng tốt.

◊ Nếu có dự định gặp lại đối phương sớm, hãy mang theo danh thiếp đưa cho đối phương kèm theo lời xin lỗi 「遅くなりましたが、。。。」

• Trường hợp bản thân chưa có danh thiếp

Nếu là nhân viên mới và chưa có danh thiếp, lịch sự xin lỗi đối phương và nói chưa kịp chuẩn bị danh thiếp, sau đó xử lý như tình huống hết danh thiếp ở trên.

3. Cách nhận danh thiếp

• Cách nhận danh thiếp

◊ Khi nhận danh thiếp của đối phương, hãy nói 「ちょうだいいたします」.

◊ Vừa nhìn vào mắt đối phương, vừa đưa hai tay ra phía trước.

◊ Đặt tay cao ngang ngực và nhận danh thiếp của đối phương bằng hai tay. Không nhận danh thiếp bằng một tay. (Trừ trường hợp cả hai cùng trao danh thiếp một lúc).

◊ Xác nhận tên của đối phương: Khi đã nhận danh thiếp, đọc lại đầy đủ tên của đối phương để xác nhận lại. Trường hợp không biết cách đọc tên đối phương, hãy hỏi đối phương ngay lúc đó　「どうのようにお読みすればよろしいでしょうか」

◊ Sau khi nhận, để danh thiếp lên trên phần nắp của ví nhỏ đựng danh thiếp, đặt lên bàn trong khi trò chuyện. Nếu đối phương có nhiều người thì đặt danh thiếp của người chức vụ cao nhất lên trên ví nhỏ, những người khác xếp bên cạnh ngay ngắn trên bàn, theo thứ tự ngồi để dễ nhìn và gọi tên khi trao đổi.

• Một số lưu ý:

◊ Khi cầm danh thiếp đối phương, chú ý không để ngón tay che mất phần logo công ty, phần ảnh và tên đối phương.

◊ Sau khi nhận danh thiếp, không viết lên danh thiếp trước mặt đối phương.

4. Cách bảo quản danh thiếp

• Bảo quản danh thiếp sau khi nhận

◊ Ghi lại thông tin cần thiết như ngày tháng, địa điểm, nội dung cuộc gặp mặt, đặc điểm của đối phương,… để khi nhìn danh thiếp có thể nhớ lại được đặc trưng, tính cách và nội dung cuộc nói chuyện với đối phương.

※ Lưu ý: trước mặt đối phương, không ghi vào danh thiếp. Hãy đợi đến khi quay về công ty mới được ghi vào sau.

◊ Cách bảo quản, sắp xếp: khi số lượng danh thiếp vượt quá 20 chiếc, sắp xếp lại danh thiếp theo ngành nghề, nội dung công việc,…rồi bảo quản bằng các phương pháp sau:

• Tập tài liệu: sắp xếp danh thiếp theo bảng chữ cái, hoặc ngày tháng,…rồi đóng lại thành file tài liệu.

• Dùng hộp đựng: nếu số lượng danh thiếp không nhiều có thể phân loại rồi đựng trong hộp đựng danh thiếp. Hoặc dùng để lưu những danh thiếp ít sử dụng.
• Dữ liệu hóa: nếu có thời gian, có thể dữ liệu hóa danh thiếp bằng bẳng biểu, việc tìm kiếm thông tin sẽ trở nên nhanh gọn hơn.

• Bảo quản danh thiếp của mình

◊ Sử dụng ví đựng danh thiếp để tránh việc danh thiếp bị gãy, gập, dính bẩn khi mang theo hoặc di chuyển. Ngoài ra, ví đựng danh thiếp còn dùng để đựng danh thiếp đã nhận, không cho danh thiếp đã nhận vào ví hoặc bao đựng vé tháng.

◊ Cất ví đựng danh thiếp ở nơi dễ lấy: nên cất ví đựng danh thiếp ở nơi dễ lấy như túi áo ngực, hay túi ngoài của cặp. Tuy nhiên, không được để danh thiếp ở túi quần sau, do vị trí đó dễ làm cong, gẫy danh thiếp.

◊ Thường xuyên kiểm tra xem danh thiếp còn đủ dùng không. Nếu như danh thiếp sắp hết, đặt làm danh thiếp mới càng sớm càng tốt.

※ Lưu ý: khi có danh thiếp mới, hãy đặt danh thiếp cũ lên trên danh thiếp mới→dùng danh thiếp cũ trước rồi mới dùng danh thiếp mới.