Cách viết Email chuẩn bằng tiếng Nhật
Viết mail tiếng Nhật thật sự không khó nếu bạn nắm bắt được quy tắc của nó. Đầu tiên, hãy học từ mẫu email đơn giản nhất nhé. Lưu ý, chúng mình sẽ dịch từng câu sang tiếng Việt, đôi khi có một số câu nghe hơi không giống tiếng Việt mình thường sử dụng lắm do đó là những cụm từ thường dùng trong tiếng Nhật.
Mẫu email thường thấy trong tiếng Nhật
件名： 本日のお礼
本文：
株式会社ワサビ 山田 武様
いつもお世話になります。
合同会社 暖の松本です。
本日は貴重なお時間をありがとうございました。
まだまだ課題が残っておりますが、
御社のお役に立てるよう今後も尽力して参ります。
どうぞ今後ともよろしくお願いいたします。
取り急ぎ、本日のお礼のみで失礼いたします。
―――――――――――――――――
3296-3
TEL: +81-99-9999-9999
Email: info@wasabi-jpn.com
URL: http://www.wasabi-jpn.com/
―――――――――――――――――
Bản dịch
Tiêu đề: Cám ơn ngài đã dành thời gian cho hôm nay
Thân bài:
Gửi anh Yamada của công ty TNHH Wasabi
Chúng tôi cám ơn sự giúp đỡ của anh trong thời gian qua.
Tôi là Matsumoto từ công ty TNHH Dan.
Cám ơn anh đã dành thời gian cho ngày hôm nay.
Tuy vẫn còn một chút vấn đề, nhưng chúng tôi sẽ cố gắng đóng góp hết sức cho quý công ty.
Trên đây là đôi dòng bày tỏ sự cảm kích (của chúng tôi) cho ngày hôm nay.
―――――――――――――――――
Dan LLC. Dan Matsumoto
3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan
TEL: +81-99-9999-9999
Email: info@wasabi-jpn.com
URL: www.wasabi-jpn.com
―――――――――――――――――
Giải thích
Chúng mình sẽ giải thích kĩ hơn về mẫu email phía trên. Một điểm khác cần lưu ý: Một trong những điểm khác biệt lớn giữa email trong tiếng Nhật và tiếng Việt/tiếng Anh là bạn phải xuống dòng khi mỗi câu chứa khoảng 15 đến 25 kí tự.
件名： 本日のお礼
Tiêu đề: Bạn nên tóm tắt email của mình trong một câu ngắn
本文：
株式会社ワサビ 山田 武様
Thân bài: Đầu tiên, bạn phải đề gửi người nhận email. Sau đó bắt đầu một đoạn văn mới.
いつもお世話になります。
合同会社 暖の松本です。
Tiếp theo, bạn giới thiệu mình là ai đi kèm với một câu chào thường thấy trong kinh doanh. Sau đó, lại bắt đầu một đoạn văn mới.
本日は貴重なお時間をありがとうございました。
まだまだ課題が残っておりますが、
御社のお役に立てるよう今後も尽力して参ります。
どうぞ今後ともよろしくお願いいたします。
Lúc này, bạn mới bắt đầu viết ra điều mình muốn nhắn gửi. Tốt hơn hết là bạn chỉ nói về một chủ đề trong một email để dễ dàng truyền tải thông điệp của mình hơn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đề cập đến nhiều chủ đề khác nhau, hãy xuống dòng khi viết về mỗi chủ đề đó.
取り急ぎ、本日のお礼のみで失礼いたします。
Cuối cùng, bạn kết thúc email bằng một lời chào.
Đây là là mẫu email cơ bản. Hãy luôn nhớ cấu trúc: Chủ đề, Người nhân, Giới thiệu, Thân bài và Kết bài.
Tham khảo : Cách trao và nhận danh thiếp khi gặp khách hàng hay đối tác làm ăn tại Nhật
Bạn có thể tham khảo một số mẫu câu dưới đây
Chủ đề
…の件について / Về việc…
コンペ参加の件について – Về việc tham gia Cuộc thi
新規プロジェクトの件について – Về dự án mới
10日の会議の件について – Về cuộc họp vào ngày 10
… のお願い / Yêu cầu …
アポイントメントのお願い – Yêu cầu/Xin một lịch hẹn
見積発行のお願い – Yêu cầu/Xin gửi bảng báo giá
領収書のお願い - Yêu cầu/Xin gửi Hóa đơn
… のご案内 / Thư mời tham dự …
セミナー開催のご案内 – Thư mời tham dự hội thảo
交流会のご案内 – Thư mời tham dự tiệc giao lưu
忘年会のご案内 – Thư mời tham dự Tiệc cuối năm
… の確認 / Xác nhận về việc …
仕様の確認 – Xác nhận thông số kĩ thuật
納期の確認 – Xác nhận thời hạn hoàn thành/deadline
搬入予定日の確認 – Xác nhận thời gian giao hàng
… についての問い合わせ/ Thắc mắc về…
新商品についての問い合わせ- Thắc mắc về sản phẩm mới
採用についての問い合わせ – Thắc mắc về vấn đề Tuyển dụng
支払いについての問い合わせ – Thắc mắc về việc Thanh toán
… のお礼 / Cám ơn …
本日のお礼 – Cám ơn đã dành thời gian cho hôm nay
面談のお礼 – Cám ơn về buổi họp
ご発注のお礼 – Cám ơn đã đặt hàng
… のお詫び / Xin lỗi …
納期遅延のお詫び – Xin lỗi vì đã giao hàng chậm trễ
商品破損のお詫び – Xin lỗi vì sản phẩm bị hư hại
接続障害のお詫び – Xin lỗi vì lỗi kết nối
… のお知らせ / Thông báo …
休暇のお知らせ – Thông báo tạm nghỉ
住所変更のお知らせ – Thông báo thay đổi địa chỉ
営業時間変更のお知らせ – Thông báo thay đổi giờ làm việc
Một số nhãn
| ［至急］ | ［Gấp］ |
| ［重要］ | ［Quan trọng］ |
| ［社外秘］ | ［Tuyệt mật］ |
| ［業務外］ | ［Riêng tư］ |
| ［再送］ | ［Gửi lại］ |
| ［問い合わせ］ | ［Thắc mắc］ |
| ［回答］ | ［Giải đáp］ |
Cách gọi người nhận
Viết cho người ngoài công ty
| Lịch sự | 株式会社ワサビ 代表取締役松本様 |
| Trung bình | 株式会社ワサビ 松本様 |
| Thân mật | 松本様 |
Thứ tự: Tên cơ quan/công ty/tổ chức, họ của người nhận kèm hậu tố「様」. Phải có khoảng trắng giữa tên công ty và họ của người nhận. Cuối câu không sử dụng dấu phẩy [,] hay dấu câu nào khác như trong email tiếng Việt và tiếng Anh. Câu viết càng dài thì càng trang trọng. Nếu bạn đang viết email lịch sự và trang trong, bạn có thể thêm tên của người nhận, chức danh (giám đốc, trưởng phòng…) và bộ phận người nhận đang làm việc.
Mẫu:
| 株式会社ワサビ 松本様、常盤様 |
| 株式会社ワサビ松本様、 常盤様、岩本様 |
| 株式会社ワサビ セルフサポート有明ワークス 松本様、常盤様 |
| 株式会社ワサビ セルフサポート有明ワークス 松本様、常盤様、岩本様 |
| 株式会社ワサビ 松本様合同会社暖 徳永様 |
Luôn cố gắng giữ vững cấu trúc: Xuống dòng nếu một dòng chứa 15 – 25 kí tự.
Viết mail cho nhiều người nhận
| 各位 | Gửi mọi người |
| 関係者各位 | Gửi những ai liên quan |
| 取引先各位 | Thân gửi tất cả quý khách hàng |
| 営業部各位 | Gửi Phòng kinh doanh |
「各位」 khá quan trong. Từ này vừa thể hiện sự tôn trọng của bạn, mà bạn cũng không cần phải thêm từ 「様」.
Khi bạn không biết ai chịu trách nhiệm chính (hoặc khi thắc mắc lần đầu về vấn đề nào đó)
Lịch sự – 株式会社ワサビ御中 – Gửi đại diện công ty TNHH Wasabi
Trung bình – ご担当者様 – Gửi Ông/Bà
「御中」 là một từ quan trọng có thể thể hiện sự tôn trọng của bạn. Tuy nhiên, trong đa số email công việc, 「ご担当者様」 cũng có thể sử dụng và trông khá chuyên nghiệp. 「御中」 phù hợp hơn trong quan hệ kinh doanh.
Viết mail cho Sếp hoặc Đồng nghiệp
Lịch sự – 松本支店長 – Gửi Giám đốc chi nhánh Matsumoto
Thân mật – 松本さん – Gửi anh Matasumoto
Khi bạn thêm chức danh vào thì email sẽ trông trang trọng hơn. Còn nếu sự dụng hậu tố「さん」 thì sẽ thân mật hơn.
Giới thiệu
Với tư cách là người đại diện cho Công ty/Tổ chức
いつもお世話になります。株式会社ワサビの松本です。
Cám ơn ông đã luôn hỗ trợ chúng tôi.Tôi là Matsumoto đến từ Công ty TNHH Wasabi.
Đây là mẫu câu thường dùng nhất. Trong email đầu tiên, bạn nên viết: 「はじめまして。ワサビのとします。」. Những trường hợp khác, bạn đều có thể sử dụng mẫu câu trên.
Với tư cách độc lập
いつもお世話になります。松本です.
Bạn có thể dùng mẫu câu trên (thay bằng tên công ty/tổ chức). Khi viết mail với tư cách độc lập, thì cách viết như vậy có thể hơi lịch sự, nhưng lịch sự lúc nào cũng là điều tốt mà. Nếu bạn thích thân mật hơn thì bạn có thể bỏ phần giới thiệu.
Câu kết
取り急ぎ、… のみで失礼いたします。- Đây là đôi dòng …
以上、ご確認をお願いいたします。- Xin hết. Vui lòng xác nhận những gì chúng tôi đã đề cập.
以上、今後ともよろしくお願いいたします。- Xin hết. Chúng tôi mong mối quan hệ giữa hai công ty sẽ luôn bền chặt.
Có khá nhiều câu kết nhưng chúng mình khuyến khích sử dụng các mẫu câu trên. Đây là những mẫu thông dụng và thiết thực nhất.
Thân bài
Về phần thân bài thì hơi khó vì mỗi email sẽ có nội dung khác nhau. Chúng mình hướng dẫn bạn một số mẫu thông dụng nhất nhé.
Yêu cầu một cuộc gặp mặt
件名： アポイントメントのお願い
本文：
株式会社ワサビ 石田様
いつもお世話になります。
合同会社 暖の松本です。
大変お待たせいたしましたが、
先日ご依頼頂いた見積書が完成いたしました。
何点か直接ご説明したいところがありまして、
よろしければ下記の日程で少しお時間を頂けないでしょうか。
4月1日 9時～12時
4月2日13時～17時
4月3日10時～17時
お忙しいところ恐縮ですが、ご調整を頂けますと幸いです。
以上、ご確認をお願いいたします。
―――――――――――――――――
合同会社 暖 松本段
長崎県島原市本光寺町 3296-3
TEL: +81-99-9999-9999
Email: info@wasabi-jpn.com
URL: http://www.wasabi-jpn.com/
―――――――――――――――――
Chủ đề: Yêu cầu một buổi gặp mặt
Thân:
Gửi anh Ishida của công ty TNHH Wasabi
Cám ơn anh đã luôn giúp đỡ trong thời gian qua.
Tôi là Matsumoto đến từ Công ty TNHH Dan
Dù đã để anh chờ lâu,
Nhưng chúng tôi đã hoàn thành những yêu cầu của anh hôm trước.
Có một số điểm chúng tôi muốn giải thích trực tiếp với anh.
Anh có thể giành chút thời gian cho chúng tôi theo các khung giờ sau được không?
9:00 – 12:00 Ngày 1 tháng 4
13:00 – 17:00 Ngày 2 tháng 4
10:00 – 17:00 Ngày 3 tháng 4
Dù biết anh đang bận, nhưng chúng tôi sẽ rất cảm kích nếu anh có thể dành thời gian cho chúng tôi.
Xin hết. Xin vui lòng xác nhận thời gian gặp mặt như tôi đã đề cập.
―――――――――――――――――
Dan LLC. Dan Matsumoto
3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan
TEL: +81-99-9999-9999
Email: info@wasabi-jpn.com
URL: www.wasabi-jpn.com
―――――――――――――――――
Xác nhận sự đồng ý về các thông số kĩ thuật
件名：仕様の確認 （No. 123456）
本文：
株式会社ワサビ 宇治様
いつもお世話になります。
合同会社 暖の松本です。
先日は仕様書のご説明ありがとうございました。
社内で検討した結果、本内容で問題ございません。
つきましては、見積書の発行をお願いできますでしょうか。
お手数をお掛けしますが、宜しくお願いいたします。
以上、ご確認をお願いいたします。
―――――――――――――――――
合同会社 暖 松本段
長崎県島原市本光寺町 3296-3
Subject: Xác nhận thông số kĩ thuật (No. 123456)
Body:
Gửi anh Uji của công ty TNHH Wasabi
Cám ơn anh đã luôn hỗ trợ trong thời gian qua.
Tôi là Matsumoto đến từ công ty TNHH Dan.
Cám ơn sự giải thích rõ ràng của anh ngày hôm trước
Sau một vài cân nhắc nội bộ, chúng tôi đồng ý với các thông số kĩ thuật được nêu/
Không biết liệu anh có thể gửi giúp chúng tôi một bảng báo giá?
Chúng tôi xin lỗi vì đã làm phiền, nhưng sẽ rất cảm kích trước sự hợp tác của anh.
Xin hết. Xin vui lòng xác nhận những gì chúng tôi đã đề cập ở trên.
―――――――――――――――――
Dan LLC. Dan Matsumoto
3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan
TEL: +81-99-9999-9999
Email: info@wasabi-jpn.com
URL: www.wasabi-jpn.com
―――――――――――――――――
Khi bạn thắc mắc về một sản phẩm mới (tư cách cá nhân)
件名：新商品についての問い合わせ
本文：
ご担当者様
はじめまして。松本と申します。
ホームページで新しいスマートフォンを
近日中に発売予定だと拝見しました。
もしよろしければ具体的な発売開始日と
おおよその値段を教えて頂けないでしょうか。
恐れ入りますが、よろしくお願いします。
以上、ご確認をお願いいたします。
松本段
Chủ đề: Thắc mắc về sản phẩm mới
Thân
Gửi Ông/Bà phụ trách,
[Một câu chào thường thấy trong tiếng Nhật]. Tôi là Matsumoto.
Theo tôi thấy trên trang web của công ty, sắp tới công ty sẽ bán mẫu smart phone mới.
Nếu có thể, không biết ông/bà có thể cho tôi biết ngày phát hành cụ thể và giá bán dự kiến được không?
Xin lỗi vì đã làm phiền, nhưng tôi rất cảm kích trước sự hợp tác của ông/bà.
Xin hết. Xin vui lòng xác nhận điều tôi đã đề cập ở trên.
Dan Matsumoto
Thắc mắc/Giải đáp
「拝啓」 và「敬具」 là gì?
Bạn có thể thấy các cụm trên khi dò từ điển từ “Dear” hay “Sincerely”. Các cụm từ này thường được dùng trong thư tay thay vì email. Vì vậy bạn có thể bỏ qua.
Nên dùng To, CC và BCC như thế nào ở Nhật?
Bạn dùng tương tự như gửi email ở Viêt Nam thôi. Nhưng có một điểm cần lưu ý là hầu hết các công ty Nhật đều chấp hành nghiêm ngặt Luật bảo vệ thông tin cá nhân. Hãy thật cẩn thận khi bạn cần phải sử dụng CC và BCC. CC sẽ khiến những người khác nhìn thấy danh sách địa chỉ email khi bạn gửi theo list còn BCC sẽ giúp giấu địa chỉ email của những người được gửi.
Tham khảo : Wasabi-jpn, Isenpai