+ Thời điểm nộp hồ sơ: kể từ ngày có đầy đủ căn cứ cho việc thay đổi tư cách cư trú cho đến trước khi hết thời hạn cư trú tại Nhật Bản.
+ Người nộp hồ sơ:
1. Đối tượng có nguyện vọng trực tiếp nộp hồ sơ.
2. Người đại diện hợp pháp của đối tượng có nguyện vọng.
3. Người trung gian:
(A) Cục Quản lý xuất nhập cảnh địa phương cho phép những người sau có thể nộp hồ sơ thay cho đối tượng có nguyện vọng:
a. Nhân viên của các công ty, cơ quan mà đối tượng đang làm việc.
b. Nhân viên của các cơ quan mà đối tượng đang hoạt động nghiên cứu, học tập.
c. Các đoàn thể tổ chức giám sát các hoạt động trí thức, kĩ năng, công nghệ mà đối tượng đang làm việc.
d. Nhân viên các tổ chức phúc lợi xã hội mà đối tượng đang công tác.
(B) Luật sư hoặc công chứng viên hành chính được đối tượng uỷ thác.
(C) Nếu đối tượng vì lí do nào đó (bệnh…) không thể nộp hồ sơ trực tiếp được hoặc đối tượng dưới 16 tuổi thì những người có quan hệ nhân thân hoặc cùng sống chung một nhà có thể nôp thay được. Trường hợp đối tượng bị bệnh cần xuất trình giấy tờ chứng nhận bệnh.

LƯU Ý: trường hợp nộp thủ tục thông qua người trung gian (cụ thể là trường hợp (B) và (C)), đối tượng có nguyện vọng thay đổi tư cách cư trú phải có mặt tại Nhật Bản vì Cục Quản lý xuất nhập cảnh địa phương có thể yêu cầu được gặp trực tiếp đối tượng.

+ Hồ sơ gồm có:

+ Thời gian nhận hồ sơ: từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ ngày lễ) (tuỳ vào hồ sơ mà Cục quản lý xuất nhập cảnh quy định ngày nhận trong tuần khác nhau)
Buổi sáng: từ 9h đến 12h
Buổi chiều: từ 13h đến 16h
+ Lệ phí: 4.000 PY (tại thời điểm tháng 11/2014)
+ Thời gian thụ lý hồ sơ: từ 2 đến 4 tuần.
+ Nhận thẻ cư trú sau khi hoàn tất hồ sơ: nhân viên của các cơ quan, trường học, những người có quan hệ nhân thân với đối tượng… ngoài các đối tượng 1~3 như trong mục Người nộp hồ sơ nêu trên thì không thể nhận thẻ cư trú thay cho đối tượng có nguyện vọng thay đổi tư cách cư trú.