Khả năng giao tiếp tốt (コミュニケーション能力) là một trong những kỹ năng mềm cực kì quan trọng giúp chúng ta gặp nhiều thuận lợi hơn trong công việc.
Tuy nhiên, ko phải cứ có năng lực tiếng Nhật tốt (日本語能力） là có khả năng giao tiếp tốt, vì ngoài tiếng Nhật, cách trình bày vấn đề, cách lắng nghe đối phương, cách tạo thiện cảm trong giao tiếp qua ánh mắt,… cũng là những yếu tốt rất quan trọng.
Trong bài lần này, 360 Nhật Bản đã tổng hợp lại 1 cách chi tiết về những vấn đề này để các bạn có thể tham khảo khi giao tiếp tại công sở.

1. Cấu trúc của một cuộc hội thoại trong công sở

Khi giao tiếp, đặc biệt là giao tiếp trong môi trường công sở, phải truyền đạt đầy đủ nội dung muốn nói. Đặc biệt khi nội dung giao tiếp là báo cáo hoặc giới thiệu sản phẩm thì thông qua lần nói chuyện đó, bạn phải truyền đạt được chủ đề chính cần báo cáo/giới thiệu là gì, nguyên nhân, lý do như thế nào, ý kiến của bản thân ra sao,…để đối phương vừa nắm được tình hình mà bản thân cũng không bị bỏ sót vấn đề cần nói.

Cấu trúc, trình tự đặt vấn đề

Do đó, trước khi nói chuyện, hãy sắp xếp nội dung cần phải nói trong đầu theo trình tự như dưới đây để đạt được hiệu quả cao khi giao tiếp.

> Step 1: trước khi nói chuyện với ai đó cần phải hỏi xem liệu bây giờ họ có đang bận không, có thể nói chuyện được không. Đừng đột ngột đi vào câu chuyện luôn.
> Step 2: Làm rõ chủ đề muốn nói từ đầu để người nghe có thể dễ dàng nắm được nội dung câu chuyện bạn trình bày sau đó (ví dụ như báo cáo về việc nhập hàng bị chậm, hay giới thiệu về sản phẩm gì,…)
> Step 3: Bổ sung thông tin, nội dung cho chủ đề chính. Ví dụ như xảy ra ở đâu, nguyên nhân xảy ra là gì,… Tùy vào đề tài chính để bổ sung thông tin làm rõ.
> Step 4: Sau khi truyền đạt hết những điều cần nói, hãy hỏi ý kiến đối phương.

Chú ý:
Để tránh bỏ sót nội dung câu chuyện, trước khi bắt đầu nói hãy sắp xếp lại thông tin

Ví dụ

Mình : 部長、ただ今お時間よろしいでしょうか。①
Trưởng phòng: はい、どうぞ。
Mình : パンフレット作成の件なんですが、
使用する写真をABC観光局より3点借りようと思っています。②
ところが、先ほど先方の担当者より連絡がありまして
著作権の関係で1点につき3万～5万の料金がかかるということですが。③
Trưởng phòng:それは少しい予算がかかりすぎかなあ。
Mình : レイアウトを多少変更して、写真の点数を減らしましょうか。④

※ Chú thích:
①：Xác nhận hoàn cảnh đối phương
②：Nêu chủ đề chính
③：Bổ sung thông tin: nêu tình hình, vấn đề gặp phải
④：Đưa ra phương án và xin ý kiến của cấp trên

2. Cách trình bày vấn đề khó nói

Trong nhiều trường hợp trường hợp như khi ra lệnh, nhắc nhở, thúc giục, từ chối,… nếu bạn không biết cách diễn đạt hoặc nói quá trực tiếp sẽ khiến đối phương cảm thấy không thoải mái, khó chịu.
Vì vậy, hãy rèn luyện những bí kíp sau đây để trở thành người giao tiếp giỏi, vừa truyền đạt được nội dung cần nói, vừa không khiến đối phương cảm thấy khó chịu.

①　Biến câu mệnh lệnh thành câu hỏi, nhờ vả
Đưa ra mệnh lệnh trực tiếp sẽ khiến đối phương cảm thấy bị ép buộc, khó chịu, do đó, hãy chuyển câu mệnh lệnh thành câu nhờ vả bằng cách đặt câu hỏi lựa chọn cho đối phương.

Ví dụ:
～して下さい　＝＞　～していただけますか。

②　Hỏi thăm tình hình để nhắc nhở, thúc giục
Khi đối phương quên không làm hoặc chậm trễ trong công việc, thay vì khiển trách, hãy hỏi thăm tình hình, rồi để đối phương tự đưa ra quyết định.

Ví dụ:
どうなっていますか？ ＝＞ いかがでしょうか？

③　Không bày tỏ trực tiếp thái độ từ chối
Khi cần phải từ chối một việc gì đó, để tránh làm mất lòng đối phương và câu nói không bị nặng nề, hãy thêm từ đệm (クッション言葉）hoặc bày tỏ thái độ cảm ơn trước khi nhẹ nhàng từ chối.

Ví dụ:
せっかくですが、辞退させていただきます。
ありがたいお話ですが、今回はお受けしかねます。

Chú ý: Không dùng các từ phủ định như　ありません、できません. Hãy thay đổi cách nói để câu từ chối trở nên nhẹ nhàng hơn.

Ví dụ:
ありません => 在庫を切らしております
いません => 席を外しております

④　Sử dụng câu/từ đệm (クッション言葉)

Trong tiếng Nhật, các câu/ từ đệm có tác dụng làm mềm câu nói hoặc tránh trực tiếp bày tỏ thái độ.
Sử dụng thành thạo từ đệm khi trình bày vấn đề sẽ khiến đối phương không cảm thấy khó chịu, đồng thời giúp cuộc hội thoại có hiệu quả hơn.

Tham khảo các từ đệm và cách dùng sau:

3. Để đối thoại, giao tiếp được trôi chảy

Khả năng đối thoại- giao tiếp tốt sẽ là một trong những yếu tố quan trọng trong việc đánh giá năng lực công việc. Người có khả năng đối thoại tốt là người đạt được những yếu tố sau đây:

◎ Biểu cảm bằng gương mặt, giọng nói:

Tùy vào từng trường hợp để biểu cảm gương mặt cho phù hợp.

◎　Nhìn vào mắt đối phương:

Nhìn vào mắt đối phương khi đối thoại. Đặc biệt, khi nói đến vấn đề trọng điểm, nhìn vào mắt đối phương sẽ tạo hiệu quả cao hơn.

◎　Học cách trả lời thông minh:

・Khi tán thành: trả lời một cách rõ ràng, dứt khoát khi đồng ý với ý kiến của đối phương.

Ví dụ:
「はい、わたくしもその意見に賛成です」

・Khi không tán thành: tránh phản biện ngay lập tức, trình bày ý kiến của mình sau khi nói ra những phần mình đồng ý với đối phương.

Ví dụ:
そうですね、わたくしもA案でしたら、完成度の高いものができると思います。 ①
けれどB案は時間こそかかりますが、低予算で生産できますし、
他社との差別化が図れると思うのですが。
①: Tán thành với một phần ý kiến của đối phương
②: Nêu ra quan điểm, ý kiến riêng của mình.

◎　Sử dụng thành thạo các từ thể hiện sự hưởng ứng　（相づち）

・ 相づち trong tiếng Nhật được sử dụng nhiều trong hội thoại, có tác dụng thể hiện rằng mình đang chăm chú lắng nghe câu chuyện của đối phương.

Chú ý: sử dụng 相づち đan xen với nhịp ngắt khi đối phương nói chuyện.

4. Học cách lắng nghe

Ngoài khả năng trình bày vấn đề và đối thoại, thì kỹ năng lắng nghe cũng là một trong những kỹ năng quan trọng giúp việc giao tiếp trong công sở trở nên thuận lợi hơn.

・Không chen ngang khi người khác đang nói, vì đó là điều rất bất lịch sự, khiến đối phương không muốn tiếp tục câu chuyện nữa. Hãy đợi khi đối phương nói xong mới đưa ra ý kiến hoặc thắc mắc.
・　Cho đối phương thấy mình đang chăm chú lắng nghe: sẽ khiến đối phương cảm thấy được tôn trọng, đồng thời cũng có hứng tiếp tục câu chuyện hơn.
・Thành thực bày tỏ cách nghĩ, ý kiến của mình thay vì chỉ biết gật đầu đồng ý, nếu không ấn tượng để lại của bạn sẽ rất mờ nhạt.
・Chủ động đặt câu hỏi và đưa ý kiến sẽ khiến câu chuyện tiến triển hơn, đồng thời sẽ nhận được thiện cảm từ đối phương.
・Lắng nghe ngay cả với những chuyện đã biết: giúp bạn có những cách nhìn nhận khác hoặc nảy ra ý tưởng mới đối với cùng một vấn đề.

5. Cách tạo thiện cảm khi giao tiếp

・Chú ý tông giọng: Khi giao tiếp trong kinh doanh, nâng tông giọng cao lên một chút sẽ tạo ấn tượng sáng sủa. Ngược lại, khi làm việc có lỗi hoặc làm sai, cần hạ tông chú giọng xuống.
・Sử dụng ngôn ngữ cơ thể: để truyền đạt cảm giác, thái độ của mình. Tuy nhiên, không nên “vung vẩy” quá mức như vung tay quá cao hay quá nhiều.
・Lựa chọn từ ngữ lịch sự, thích hợp: với điều kiện truyền tải được chính xác nội dung cần nói. Trường hợp không sử dụng thành thạo được kính ngữ, hãy dùng thể lịch sự.

. Nói với tốc độ vừa phải, đều đặn sao cho đối phương nghe rõ được câu chữ của mình. Không nói quá nhanh hoặc quá chậm.
・Chú ý ánh mắt: Về cơ bản, khi nói chuyện cần nhìn vào mắt người đối diện để trò chuyện. Tuy nhiên, nếu quá căng thẳng, có thể nhìn vào mũi đối phương hoặc thỉnh thoảng dời tầm mắt để nhìn tài liệu.

Nguồn:tomonivi